BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Microsoft Access atau (Microsoft Office Access) adalah sebuah program aplikasi basis data computer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office, Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft Power Point.
Banyak kemudahan yang akan diperoleh jika bekerja dengan Microsoft Access diantaranya dapat melakukan proses penyortiran pengaturan data, pembuatan label data serta laporan pembuatan data kegiatan sehari-hari misalnya untuk menampung daftar pelanggan, pendataan data karyawan, dan lain sebagainya.
Microsoft Access digunakan kebanyakan oleh bisnis-bisnis kecil dan menengah, di dalam sebuah organisasi yang kecil bahkan mungkin juga digunakan oleh perusahaan yang cukup besar, dan juga para programmer untuk membuat sebuah system buatan sendiri untuk menangani pembuatan dan manipulasi data.
Beberapa pengembang aplikasi professional menggunakan Microsoft Access untuk mengembangkan aplikasi secara cepat digunakan sebagai Rapid Application Development/RAD tool, khususnya untuk pembuatan purwarupa untuk sebuah program yang lebih besar dan aplikasi yang berdiri sendiri untuk para salesman.
Microsoft Access kurang begitu bagus jika diakses melalui jaringan sehingga aplikasi-aplikasi yang digunakan oleh banyak pengguna cenderung menggunakan solusi system manajemen basis data yang bersifat klien/server. Meskipun demikian, tampilan muka Access (form, report, query, dan kode Visual Basic) yang dimilikinya dapat digunakan untuk menangani basis data yang sebenarnya diproses oleh system manajemen basis data lainnya, seperti halnya Microsoft Jet Database Engine (yang secara default digunakan oleh Microsoft Access), Microsoft SQL Server, Oracle Database, dan beberapa produk lainnya yang mendukung ODBC.
B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana sejarah Microsoft Office Access ?
2. Apa fungsi Microsoft Office Access?
3. Apa saja komponen utama dari Microsoft Office Access 2007?
4. Bagaimana cara menggunakan Microsoft Office Access 2007?
5. Apa kelebihan dan kekurangan Microsoft Office Access2007 ?
C. Tujuan Penyusunan Makalah
1. Untuk mengetahui sejarah Microsoft Office Access
2. Untuk mengetahui fungsi Microsoft Office Access
3. Untuk mengetahui komponen utama dari Microsoft Office Access2007
4. Untuk mengetahui cara penggunaan Microsoft Office Access 2007
5. Untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan Microsoft Office Access 2007
BAB II
PEMBAHASAN
A. Sejarah Microsoft Office Access
Microsoft merilis Microsoft Access 1.0 pada bulan November 1992 dan dilanjutkan dengan merilis versi 2.0 pada tahun 1993. Microsoft menentukan spesifikasi minimum untuk menjalankan Microsoft Access 2.0 adalah sebuah komputer dengan sistem operasi Microsoft Windows 3.0, RAM berkapasitas 4 megabyte (6 megabyte lebih disarankan) dan ruangan kosong hard disk yang dibutuhkan 8 megabyte (14 megabyte lebih disarankan). Versi 2.0 dari Microsoft Access ini datang dengan tujuh buah disket floppy 3½ inci berukuran 1.44 megabyte.
Perangkat lunak tersebut bekerja dengan sangat baik pada sebuah basis data dengan banyak record tapi terdapat beberapa kasus di mana data mengalami kerusakan. Sebagai contoh, pada ukuran basis data melebihi 700 megabyte sering mengalami masalah seperti ini (pada saat itu, memang hard disk yang beredar masih berada di bawah 700 megabyte). Buku manual yang dibawanya memperingatkan bahwa beberapa kasus tersebut disebabkan oleh driver perangkat yang kuno atau konfigurasi yang tidak benar.
Nama kode (codename) yang digunakan oleh Access pertama kali adalah Cirrus yang dikembangkan sebelum Microsoft mengembangkan Microsoft Visual Basic, sementara mesin pembuat form antarmuka yang digunakannya dinamakan dengan Ruby. Bill Gates melihat purwarupa (prototype) tersebut dan memutuskan bahwa komponen bahasa pemrograman BASIC harus dikembangkan secara bersama-sama sebagai sebuah aplikasi terpisah tapi dapat diperluas. Proyek ini dinamakan dengan Thunder. Kedua proyek tersebut dikembangkan secara terpisah, dan mesin pembuat form yang digunakan oleh keduanya tidak saling cocok satu sama lainnya. Hal tersebut berakhir saat Microsoft merilis Visual Basic for Applications (VBA).
Versi-versi yang dirilis yang di keluarkanoleh Microsoft Access, dijelaskan dalam table di bawah ini,
Tabel 1.2. Versi–versi Microsoft Office Acces
| Tahun | Namaversi | Nomor versi | Sistem operasi yang didukung | |
| Microsoft Access 1.1 | 1 | T/A | ||
| Microsoft Access 2.0 | 2 | |||
| Microsoft Access for Windows 95 | 7 | |||
| Microsoft Access 97 | 8 | |||
| Microsoft Access 2000 | 9 | Microsoft Office 2000 PremiumdanOffice 2000 Professional | ||
| Microsoft Access 2002 | 10 | |||
| Microsoft Access 2003 | 11 | |||
| Microsoft Access 2007 | 12 | |||
| Microsoft Access 2010 | 14 |
B. Fungsi Microsoft Office Access
1. Membantu dalam pembuatan aplikasi database dalam waktu relative singkat.
2. Memudahkan dalam pengolahan database seperti pengaturan data, pembuatan form, pembuatan laporan, menyaring data dan lain-lain.
C. Komponen Utama Microsoft Office Access
1. Table
Table adalah objek utama dalam database yang digunakan untuk menyimpan sekumpulan data sejenis dalam sebuah objek.
Table terdiri atas :
a. Field Name : atribut dari sebuah table yang menempati bagian kolom.
b. Record : Isi dari field atau atribut yang saling berhubungan yang menempati bagian baris.
2. Query ( SQL / Structured Query Language )
Query adalah bahasa untuk melakukan manipulasi terhadap database. Digunakan untuk menampilkan, mengubah, dan menganalisa sekumpulan data. Query dibedakan menjadi 2, yaitu :
a. DDL ( Data Definition Language ) digunakan untuk membuat atau mendefinisikan obyek-obyek database seperti membuat tabel, relasi antar tabel dan sebagainya.
b. DML ( Data Manipulation Language ) digunakan untuk manipulasi database, seperti : menambah, mengubah atau menghapus data serta mengambil informasi yang diperlukan dari database.
3. Form
Form digunakan untuk mengontrol proses masukan data (input), menampilkan data (output), memeriksa dan memperbaharui data.
4. Report
Form digunakan untuk menampilkan data yang sudah dirangkum dan mencetak data secara efektif.
5. Tipe Data
Field-field dalam sebuah tabel harus ditentukan tipe datanya. Ada beberapa tipe data dalam Access, yaitu :
a. Text untuk field alfanumeric (misal : nama, alamat, kode pos, telp), sekitar 255 karakter tiap fieldnya.
b. Memo dapat menampung 64000 karakter untuk tiap fieldnya, tapi tidak bisa diurutkan/diindeks.
c. Number untuk menyimpan data numeric yang akan digunakan untuk proses perhitungan matematis.
d. Date/Time digunakan tanggal dan waktu
e. Currency digunakan jika field namenya berupa mata uang
f. Auto Number angka urut dan angka acak
g. Yes/No menampung 2 jawaban pasti
h. OLE Object untuk eksternal objek, seperti bitmap atau file suara
i. Hyperlink gabungan dari teks dan bilangan
j. LookupWizard jika menggunakan tipe data ini untuk sebuah field, maka bisa memilih sebuah nilai dari tabel lain atau dari sebuah daftar nilai yang ditampilkan dalam combo box.
D. Cara Menggunakan Microsoft Office Access
1. Langkah–langkah untuk membuka Microsoft Access
a. Click Start All Program Microsoft Office Microsoft Access 2007
b. Kemudian akan tampil jendela Microsoft Access seperti gambar di bawahini, lalu click Blank Database untuk membuat database.
 | |||
 | |||
Keterangan :
1) Menu utama seperti new (untuk membuka file baru), save (untuk menyimpan file), dan lain-lain.
2) Blank Database : mulai membuat file database kosong
3) Templates database : database siap isi yang disediakan aplikasi, baik yang disediakan via online (download dari www.microsoft.com) ataupun yang sudah ada di lokal direktori Ms. Access.
4) Open Recent Database : membuka file-file database yang baru disimpan.
2. Membuat Tabel
a. Klik di New Blank Database lalu lihat disebelah kanan layar akan keluar tampilan Blank database untuk selanjutnya berilah nama file accessnya(contoh: Latihan 1) atur penempatannya direktori/folder yang dikehendaki.
b. lalu klik tombol Create pada jendelakemudian akan muncul tampilan seperti di bawah ini.
c. Kemudian click ribbon View (1) akan muncul pilihan Datasheet View (untuk input data) dan Design View (untuk design struktur basis data) pilih design view lalu simpan tabel tersebut dengan perinath Save As contoh dengan nama mahasiswa.
d. Buatlah tabel ListBook dengan struktur field pada tabel sebagai berikut :
| Field Name | Data Type |
| ID | Autonumber |
| Nama | Text (25) |
| NIM | Number (7) |
| Tanggal Lahir | Date/Time |
| Tempat Lahir | Text (15) |
| Status aktif/tidak | Yes/NO |
e. Setelah selesai membuat tabel, kemudian isikan data ke dalam tabel ListBook sebagai berikut :
| ID | Nama | NIM | Tanggal Lahir | Tempat Lahir | Status aktif/tidak |
| 1 | Dede Ima | 1104874 | 27/11/1993 | Garut | Ya |
| 2 | Veti FeraAgusniawati | 1105431 | 02/08/1992 | Majalengka | Tidak |
| 3 | Cucu Hayati | 1103075 | 03/01/1993 | Majalengka | Ya |
3. Membuat Form
Form adalah komponen utama yang terintegrasi secara khusus danberfungsi sebagai :
a. Menginputkan data
b. Mengedit dan menampilkandata
c. Mengontrol application flow
d. Mencetak informasi
Langkah – langkah untuk membuat form :
a. Click tab Create pada jendela
b. Click More Form pada ribbon Forms, kemudian pilih Form Wizard.Sehingga akan muncul kotak dialog Form Wizard.
c. Memilih tabel yang atribut-atributnya akan digunakan.
d. Click >atau >> untuk memilih atribut-atribut yang akan ditampilkan dalamform.
1
e. Memilih bentuk layout form kemudian click next.
f. Memilih style form kemudian click next.
g. Kemudian simpan form dengan nama mahasiswa, lalu click finish. Lalu akantampilan Form View sbb :
h. Untuk mengatur tampilan form dapat dilakukan pada tampilan Design View. Click tab Home, kemudian pada ribbons Views click Design View.
Gambar diatas menunjukkan tampilan Design View yang digunakan untuk mengubahsusunan form sesuai dengan keinginan user. Pada Design View userdapatmenambahkan tools ( misal : tombol navigasi, textbox, check box, list box ).
4. Membuat Query
Secara umum perintah SQL terdiri atas:
a. Perintah menampilkan data, bagan umum perintah dasar menampilkan data adalah sebagai berikut:
SELECT [field yang hendakditampilkan]
FROM [nama tabel yang diakses]
Contoh:
SELECT nama_mhs, tgl_lahir
FROM mahasiswa
b. Perintah manipulasi data, terdiri atas tiga jenis : penambahan, update, dan penghapusan data. Perintah penambahan data mempunyai format sebagai berikut:
INSERT INTO [namatabel][field yang dituju]
VALUES [nilai yang hendak dimasukkan sesuai posisi field]
Contoh:
INSERT INTO mahasiswa (nama_mhs, tgl_lahir)
VALUES ('test', '30/12/1990')
c. Perintah update data mempunyai format sebagai berikut:
UPDATE [nama tabel]
SET [nama field] = [nilai]
WHERE [kondisi]
Contoh:
UPDATE mahasiswa
SET nama_mhs = 'noval'
WHEREid_mhs = 10
d. Perintah hapus data mempunyai format sebagai berikut:
DELETE FROM [namatabel]
WHERE[kriteria]
Contoh:
DELETE FROM mahasiswa
WHERE nama_mhs = 'noval'
e. Perintah manipulasi struktur database (Data Definition). Digunakan untuk menambah tabel, menghapus tabel, menghapus database, dan perintah lain yang tidak berhubungan dengan data. Misalnya perintah membuat table sebagai berikut:
CREATE TABLE test (id_test integer, nm_test text)
Untuk membuat Query, lakukan langkah-langkah sebagai berikut:
